Simți că timpul nu-ți ajunge? Sarcinile de lucru se tot adună și parcă scapi totul de sub control? Nu este nevoie să te descurajezi, pentru că îți venim în ajutor cu o serie de sfaturi care să te ajute să fii mai productiv, fără să-ți ocupi o parte din timpul liber. Ia-ți dispozitivele de lucru aproape, MacBook Pro, iPhone 15 Pro Max, sau orice alt model de device deții și pregătește-te pentru sesiuni de lucru mai eficiente și mai puțin stresante. 1. Blochează anumite intervale de timp Blocarea unui anumit interval de timp este o tehnică destul de bine cunoscută, prin care aloci un timp specific diferitelor activități. Prin stabilirea unor intervale clare pentru munca aprofundată, poți evita orice distragere a atenției. Încearcă să setezi două ore dimineața pentru sarcinile mai complexe, urmate de o oră, două pentru ședințe și răspuns la e-mailuri. Ai la îndemână instrumente precum Google Calendar sau diverse aplicații care te pot ajuta în acest sens. Nu uita să setezi și notificări care să-ți aducă aminte de proiectele în lucru. 2. Regula celor două minute Teoria spune așa: dacă un task durează mai puțin de două minute, du-l la capăt imediat. Metoda este preluată din cartea Getting things done (Arta productivității fără stres) de David Allen și este perfectă pentru a gestiona sarcini mici care te pot împovăra și care, cu timpul pot genera stres suplimentar. 3. Tehnica Pomodoro O altă soluție de gestionare a volumului mare de lucru este Tehnica Pomodoro. Acest sistem presupune să lucrezi neîntrerupt timp de 25 de minute, apoi să iei o pauză de 5 minute. Poți grupa acest tip de sesiuni în funcție de încărcarea ta. Tehnica Pomodoro încurajează pauzele regulate pentru a preveni epuizarea, care vine de obicei la pachet cu proiecte mai complicate și de lungă durată. 4. Concentrează-te pe o singură sarcină Multitasking-ul este un mod de lucru destul de popular, însă se pare că poate duce, în timp, la reducerea eficienței. Atunci când lucrezi la două proiecte simultan, concentrarea scade și riști să te supraîncarci mental. Pentru a lucra pe un singur task, fă tot posibilul să elimi distragerile. Notificările care apar din minut în minut îți pot deraia modul de lucru, deci îți recomandăm să le închizi atunci când lucrezi la o sarcină complicată. 5. Setează obiective SMART A lucra eficient stă mai degrabă în pregătire, decât în execuția în sine. Obiectivele SMART sunt, Specifice, Măsurabile, ușor de Atins, Relevante și au un Timp limită. Când te apuci de o sarcină anume, în loc să o definești vag, încearcă să fii mai specific. De exemplu, setează-ți atât ora de începere, cât și de încheiere, dar și punctele esențiale pe care să le cuprindă proiectul tău. Mai multă claritate înseamnă progres. 6. Principiul Pareto Numit și regula 80/20, Principiul Pareto afirmă că 80% din rezultatele pe care le obții provin din 20% efort. Pentru a-ți crește eficiența, identifică și acordă prioritate sarcinilor care au un impact mare și aduc rezultate excelente. Sarcinile cu o relevanță mai mică pot fi lăsate în plan secundar sau delegate, pentru ca tu să-ți păstrezi energia și concentrarea. 7. Un spațiu de lucru ordonat Mediul în care lucrezi îți influențează în mod direct productivitatea. Un spațiu de lucru dezordonat sau haotic poate să-ți afecteze fluxul activităților. Fă curățenie în mod regulat și lasă deoparte obiectele sau documentele care nu îți mai sunt de folos. Acolo unde este posibil, transformă documentele fizice în unele digitale și eliberează spațiul de tot ceea ce nu îți este necesar. 8. Aplicații pentru sporirea productivității Folosește tehnologia în mod inteligent și alege-ți instrumentele potrivite pentru a fi mai productiv. Poți apela la aplicații de gestionare a timpului și a task-urilor precum Asana sau Monday.com, aplicații de luat notițe precum Evernote sau instrumente de automatizare a muncii, dacă domeniul tău o permite. Rolul tehnologiei ar trebui să fie unul ajutător, care să te facă mai eficient și nu să te distragă. 9. Ia-ți pauze în mod frecvent Pauzele lungi și dese, cheia marilor succese. Nu e tocmai adevărat. Pauzele regulate fac minuni, la fel și mișcarea, oricât de puțină, între sesiunile de lucru. Singura mențiune ar fi că pentru a fi eficiente, acestea nu trebui să fie și lungi. Întreruperile scurte pentru stretching sau pentru o scurtă plimbare îți cresc nivelul de energie și îți reîmprospătează gândurile. 10. Grupează sarcinile Atunci când ai task-uri asemănătoare, este de preferat să le grupezi într-o sesiune comună, pentru a crește eficiența rezolvării lor. Alocă un interval de timp pentru a răspunde la e-mailuri, alt interval pentru munca profundă și un altul pentru cea administrativă sau de brainstorming. În acest mod reduci energia alocată schimbării frecvente a sarcinilor și te menții concentrat pe durata întregii zile. Dacă reușești să aplici măcar o parte dintre aceste sfaturi, suntem convinși că îți vei atinge toate obiectivele profesionale în cel mai scurt timp, fără extra consum de energie și fără stres. Atunci când faci îmbunătățiri vizibile vieții profesionale, acestea aduc după sine o stare de bine și în viața personală.
© Copyright Local 24